2010-10-25 03:19志军夫妇开了一家广告公司，创业之初难免手头紧张，只能做SOHO一族。不久，志军接到一笔业务，对方提出面谈。志军很为难，如果在家里见面，对方看到他连间像样的办公室都没有，这笔生意怕是要泡汤。于是，志军便向虚拟办公室求助。两天后，他把客户约到了徐家汇CBD的某商务中心。训练有素的美女秘书把客户带到志军临时租用的办公室，双方谈得十分尽兴。客户直到离开时，也没有察觉这间设备齐全的办公室不过是志军开的“钟点房”。
张女士在嘉兴开纺织厂，大部分客户在上海，她一直想在上海找个办公室。可是市中心的办公室月租最少也要6000元以上，她一直下不了决心，后来在朋友介绍下租了曹家渡的虚拟办公室，现在每月只要出几百元，就解决了与客户联络的问题，而且办公设备也不用买。
花不多的钱就能拥有气派而高效的办公室，你可以随时随地想来就来，招待重要客户、享受专人转接电话、收发信件等服务。时下，在上海黄金地段的高档写字楼，隐藏着一间间神秘办公室，这就是在欧美被称作virtual officee的虚拟办公室。
跨国公司的先遣部队
“虚拟办公室刮起了一股商务新风尚，改变着人们的工作方式。它在国外非常流行，国内对这种概念还相对陌生，我们的客户七成以上是外国公司，个人来租的还不多。”全球最大的虚拟办公室服务商雷格斯集团大中华区高级副总裁胡懋对记者说。
Wendy第一次走进紧邻新天地的“企业天地中心”15楼的商务中心，就决定租下一间单人型办公间。她来自香港，两个月前，总部决定开拓内地市场，把Wendy派来上海做前期筹备工作。“这一带是港资公司扎堆的地方，租在这里形象也好。现在办事处就我一个人，甲级写字楼很少会出租这样小面积的办公室。我租了这里，不需要装修、买传真机、雇办公人员，拎着手提电脑和公文包就足够了，其它的事商务中心全部包了。”
“虚拟办公室比较适合起步阶段的企业。比方说，当跨国公司希望开拓异地市场时，若选择传统写字楼作为办公场所，前期要做很多事，十分烦琐。还有一种情况是，公司总部在海外，希望在上海有个据点拉近与客户的关系，就可以租独立的单人间，或者每周只办公几小时的，甚至只是购买邮箱、电话接听服务。这个漂亮的地址放在名片、宣传资料和网站上，会为企业增色不少。”胡懋说。
越来越多走出去的中国公司也选用了这一形式，国外写字楼的租价可是寸土寸金。假使一个上海商人有意到欧洲发展，虚拟办公室地址就可以放在当地的雷格斯中心，他有自己独立的当地电话号码。当有人拨这个号码打来时，在电话识别系统的帮助下，总机接线员能准确地说出：“您好，这里是某某公司。”然后把电话转到这个上海商人的固定电话或手机上。
省钱不是最大卖点
胡懋告诉记者，租用虚拟办公室的确成本低、速度快，一般几天之内便可拥有商务地址。但其实“灵活性才是最大的优点”。
一般的写字楼租期起码要一年，若租赁期内擅自解除或违反合同、不履行合同，业主将没收全部押金，有时租客还需承担经济赔偿。记者询问了沪上几家提供虚拟办公室服务的公司，发现它们的租赁期非常灵活机动，可以是1个月或者几天，甚至几个小时，按照客户的人数收取费用。“会议室、培训室可按照小时、半天和全天租用，每次1小时使用18平方米的会议室收费100元，超出时间按80元/小时费用另计。”某商务中心租赁代表马先生在电话里对记者说。
Wendy觉得随着业务扩大，年内将会招募新同事，到时单人办公室会不够用，但是她丝毫不担心。“租赁面积伸缩自如，商务中心将随时更换不同大小的办公室。而传统的写字楼如果改变租赁面积，会有许多约束，而且调度方面也欠灵活。”
“有的公司因人员扩充一时找不到新地方安置员工，或是搬迁中出现新办公地点延期交付的问题，就会临时租一些办公室，不至于影响到公司的正常运转。另外，有些公司为了短期项目需要租用几个月，完工后就会离开。”马先生告诉记者。
实体办公室不会消失
虚拟办公室的优势似乎显而易见，被美国《财富》杂志评为500强企业的Point B公司，拥有250名员工，办公室数目却是0，将公司全面虚拟化。但不管虚拟办公室如何势如破竹，它还是无法完全替代传统办公室。
志军跟记者说，有朝一日业务壮大了，他还是会租正式的实体办公室。“我觉得虚拟办公室更适合搞IT的、通讯的，做我们这行是跟人打交道的，公司文化讲究一个团队凝聚力，如果缺乏面对面的交流和沟通，员工之间会产生疏离感。虽然不需要成天呆在办公室里，但有个固定工作地点对开会、沟通和聚会都是必要的。租个会议室跟客户谈生意不是长久之计，如果某天客户心血来潮登门造访却扑个空，还以为这是家皮包公司。”
同时，老板们对员工不信任的态度也是一个致命的问题。欧洲著名管理学大师查尔斯•汉迪在其畅销书《觉醒的年代》里举了一例：我曾在亚特兰大会晤一位记者，我们在她凌乱的书桌前交谈，这是一间可容纳200人的大办公室，打字声、聊天声、电话声不绝于耳，人声嘈杂而且烟雾弥漫。我说：“这不是一个好的工作环境，你不在家工作吗？起码应该有一部分时间在家干活吧？”她微笑中略带伤感地说：“我从来不曾如此。如果我在家工作，不仅更安静，而且可以省掉通勤时间，这样我可以做得比现在好得多。”我问：“那你为什么不这样做呢？”“他们不肯。”她指着办公室尽头大玻璃窗后面的上司说，“他们喜欢我留在他们看得见的范围内。”
